주주총회의 소집통지 및 공고 후 불가피한 개최장소 변경시 실무
￭ 질문요지
주주총회 소집 이사회를 이미 개최하여 주주총회 개최 일시를 정한 후 공시하였음.
그런데 총회장으로 대관한 곳에서 코로나19를 이유로 휴관할 수 있음을 알려왔음.
대관한 주총 장소를 불가피하게 변경해야 할 경우, 어떠한 절차를 진행해야 하는지?
￭ 내용설명
상기 질의는 주주총회 개최를 위한 공시를 한 이후 주주총회 개최 장소가 불가피하게 변경해야 할 경우에 대한 내용임.
주주총회는 주주의 주주권 행사 및 이해관계와 밀접하게 관련이 있어 全과정에 걸쳐 법령 또는 정관으로 정한 엄격한 절차와 방법에 따라야 함(상법 제363조, 제542조의4). 따라서 회사는 이사회의 의결을 거쳐 소집통지된 시각과 장소에서 주주총회를 개최해야 함.
1. 상법상 주주총회의 소집(회의일시, 장소, 의안 등의 결정) 권한은 원칙적으로 이사회에 있음(상법 제362조). 따라서 주주총회 소집내용의 변경 권한도 원칙적으로 이사회에 있으며, 다만, 이사회는 일시와 장소에 대하여 대강의 범위를 정하고 구체적인 선정을 대표이사에게 위임하는 것은 무방함(이철송 회사법강의(27판), 506면).
이에 따라 주주총회의 소집결의 이사회에서 장소변경 권한 등에 대하여 별도로 대표이사에게 위임하는 결의를 한 경우에는 해당 위임에 따라 다른 기관이 변경할 수 있으나, 이러한 위임이 없는 경우에는 이사회가 변경하여야 함(즉석에서 임시이사회 개최하여 결정 등). 주주총회 소집권한에 대한 상법 규정은 강행규정이므로 그 변경이 경미한 경우라고 하더라도 이를 달리 적용하기는 어려울 것임.
2. 이 경우 소집지는 정관으로 정한 소집장소가 있으면 그곳에서, 달리 정함이 없으면 본점소재지 또는 그 인접지에서 개최해야 하며(상법 364조), 주주들이 참석하거나 접근하기 어려운 곳이거나 참석하려는 주주가 전부 참석할 수 없을 정도로 협소해 정상적인 주주총회를 진행하기 어려운 곳을 소집장소로 정하는 것은 소집절차의 현저한 불공정에 해당하여 결의취소사유가 될 수 있음.
따라서 정관으로 정한 장소 또는 본점소재지나 그 인접지를 벗어나 개최하거나, 주총개최 장소에 대한 대관의 어려움을 이유로 (다른 해의 참석자 등을 고려) 주주가 모두 입장하기 어려운 협소한 곳을 개최장소로 정하여 개최하는 것은 주주총회결의 취소사유로서 “총회의 소집절차나 결의방법의 현저한 불공정성”에 해당될 수 있을 것임.
그러나 만약에 정기 주주총회 개최장소가 봉쇄되는 등 불가피한 사정으로 총회의 소집통지 및 공고된 시간이나 장소에서 총회를 개최하는 것이 불가능한 경우 회사는 총회를 연기하거나(연회, 상법 제372조 제1항) 개회시각이나 장소를 바꾸어 개최해야 할 것임.
이 경우 회사는 상장회사로서 추후 일정 및 제반사정, 시간 및 상황 등을 고려하여 정기주주총회를 연기하는 것과 총회 당일 장소를 변경하여 소집통지된 날에 개최하는 것 중 하나의 방법을 선택해야 함. 이러한 총회 개회시간 및 장소의 변경 결정은 원칙적으로 이사회에 그 결정권한이 있으므로 즉석에서 임시이사회를 개최하여 결정해야 할 것임.
3. 법원은 예외적으로 통지 또는 공고된 소집장소에서 주주총회를 개최하는 것이 불가능하여 소집장소를 변경해야 하는 경우, ① 주주총회 소집권자(원칙적으로 이사회, 대표이사에게 위임시 대표이사)가 대체 장소를 정한 다음, ② 당초의 소집장소에 출석한 주주들로 하여금 변경된 장소에 모일 수 있도록 상당한 방법으로 알리고, ③ 주주들의 이동에 필요한 조치를 다한 경우에는 별도의 소집 절차 없이 주주총회 소집장소를 변경할 수 있다고 판단하고 있음(대법원 2003. 7. 11. 선고 2001다45584 판결).
또한 법원은 주주총회가 기존에 공고되었던 바와 다른 시간, 장소에서 개최되었던 사안에서 회사가 변경된 시간, 장소를 상당한 방법으로 충분히 주지시켰고, 이동에 필요한 조치를 다 하였다는 점을 들어 주주총회가 적법한 것으로 판시하였음(서울중앙지방법원 2019. 8. 21.자 2019카합21023 결정, 서울고등법원 2019. 12. 12.자 2019라20999 결정).
4. 상기 질의에 덧붙여 주주총회를 연기할 수도 있음. 즉, 주주총회에서 (주주총회)회의의 연기 또는 속행의 결의를 할 수 있음. 연기는 총회의 성립 후 의사에 들어가지 않고 회일을 후일로 변경하는 것이고(연기회, 延期會), 속행은 의사에 들어간 후 기타 사정에 의하여 심의를 끝내지 못하고 남은 의사를 후일에 계속하는 것임(계속회, 繼續會).
연기와 속행의 결의는 의안 그 자체에 관한 결의가 아니라 일종의 의사진행에 관한 결의이므로, 소집통지서에 의제로 기재할 필요가 없음. 이러한 연기와 속행의 결의는 보통결의로서 가능하며(즉, 의장이 결정할 수 없음), 그 결정시 일시와 장소를 정하며, 이 경우에 총회의 소집통지 등의 절차를 밟을 필요가 없음(상법 372조 2항).
(최근 법무부는 ‘코로나19 확산에 대응한 정기주주총회 안전 개최 지원 방안(20.2.26 발표)’에서는 2020년 주주총회 우려사항을 고려하여 재무제표 승인의 건을 상정하기 어려운 경우에 권리행사를 위한 기준일이 3월을 초과할 수 없음에도 불가항력인 사유에 의한 것이므로 연회 또는 속회를 통해 3월 이후 총회를 개최할 수 있도록 안내하였음을 참고)
5. 상장회사는 상법, 정관 기타 법률에 의한 주주총회의 소집을 결의한 때 신고를 해야 하며, 공시규정상 기공시된 공시내용이 취소 또는 변경되는 경우에는 사유발생일 당일까지 정정공시를 해야 함(유가증권 공시규정 제7조제1항제3호라목, 제45조). 따라서 ‘소집결의’ 공시상 기재된 장소가 변경된 경우에는 정정공시의무가 발생함.
또한 상장회사가 1% 이하 주주에게는 주주총회일의 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 정관에서 정한 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 전자공시를 통해 공고할 수 있음.
따라서 주주총회 소집공고 이후 소집장소 변경 등의 사유가 발생한 경우에, 소집공고는 상법에 따라 하는 공시이고, 이는 거래소의 소집결의 공시와는 별개이므로 소집공고에 대하여 별도의 정정공시를 해야 할 것임.
6. 회사로서는 총회가 임박한 상황에서 해당 총회가 소집통지된 시간과 장소에서 개최하는 것이 사실상 불가능하여 변경할 수밖에 없는 불가피한 경우에 소집권자는 변경된 시간과 장소를 충분히 알리고, 주주가 총회장에 참석하는 데 불편함이 없도록 적절하고 필요한 조치를 취해야 함.
당초의 회의장으로 찾아오는 주주들이 쉽게 변경된 회의장을 찾아올 수 있도록 안내문(홈페이지안내 등 포함), 입간판 등을 세우고 안내원을 배치하는 등 가능한 방법을 강구하여야 함.
이와 함께 변경된 총회장으로 걸어가기 먼 거리이면 교통편도 마련하고 개회시간도 조금 늦추어야 할 것임. 이를 충분히 배려한 후 장소 등을 변경하여 개최한 총회는 유효할 것임(표준회의 규칙, 법률신문사 2012, 182면 ; 주식회사법 대계Ⅱ(2판) 58면).
* 추가 질의내용은 본 블로그나 구글을 검색해 주시기 바랍니다.
* 자료는 개인적으로 정리한 것입니다. 반드시 법률전문가 등의 확인을 거쳐 판단하고, 관련 법규의 개정이나 판례 등 최근 자료를 반드시 확인하시기 바랍니다.